弊社は、代表も私も「会議」が嫌いです。

「会議」はそこに出席しているだけでは価値を生み出しません。そのくせ、会議では怒られることも多くて、褒められることはめったにありません。
なんとかやり過ごそうという人もいるし、一人で話して勝手に悦に入っている主催者もいます。偉そうに言ってますが自分がそんな会議を行っていたという自覚もあります。後輩の皆さんを会議でどやしつけた事も一度や二度ではありません。若気の至りでした。本当にごめんなさい。

さて過去の反省も含めて、少しでも効果的に会議が開催されるように、私が社内で意識していることを整理してみました。私が勝手に整理した会議の種類とやり方は下記の通りだと考えています。

1. 大きな意思決定をするための会議
意思決定者が正当に決めるための会議。そのプロセスの共有により4や5を同時に満たすことも可能(意思決定に関してはこちらを参照してください)。

2 .問題を発見する会議
業績報告や質疑において発見されやすい。会議の最中に問題を発見しようと思っても遅い。

3.問題を解決するための会議(小さな意思決定をするための会議)
問題を解決するための会議に重要なことはアイデアの数や質よりもコミットメントと、次のアクションにつなげることです。

4. 連絡・情報・ナレッジを共有する会議
役割や職務の及ぶ範囲が大きい場合は背景や意図のシェア。メンバー同士の集まりの場合は、ルールや具体的なカタチのシェア。

5. 士気を高める会議

 

部門長が集まる定例マネジャー会議の場合、私は2と4と5を中心に考えています。

会議前に業績報告の準備をしている間に、ほとんどのマネジャーは自部門の課題を勝手に見つけてくれます。どんなに優秀なマネジャーも、この準備をしていなければ自部署の問題を整理しきれません。新人マネジャーはこの準備と報告を行ったり、先輩の報告を見ながらマネジャーとしての能力を磨いていきます。ですから、会議前に参加者がどれだけ準備をするか(開催者としてはさせるか)が最も重要だと考えています。

同時に、会議を通してそれぞれが置かれている背景などを共有して全社の一体感を出すことにも注意を払います。

自部署のことは普段のコミュニケーションから1~5を毎日のように行っているので、メンバーが集まってそれぞれの背景をシェアするような4などメンバーの一体感を出すような会議を中心に考えたりします。

今一度参加する、もしくは開催しようとしている会議が、上記のいずれに当たるかを認識することが大切です。

 

(文責:三原)